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花蓮管理處

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本處至花蓮地政事務所觀摩學習檔案管理

發布日期:2024-03-14 發布單位:花蓮管理處

活動資訊

  • 活動日期:
    2024-03-14(四) ~ 2024-03-14(四)
活動說明

本處於113年3月7日辦理檔案管理標竿學習,由張麒瑋處長率隊前往花蓮縣花蓮地政事務所(第6屆機關檔案管理金檔獎)觀摩學習,期能透過考察,據以研擬改善方案、精進本處檔案管理業務。

本次參訪由花蓮地政事務所檔案管理人員劉新桃小姐負責解說,在檔案點收部分,檔案附件類型、數量皆標示清楚,函稿2頁以上蓋有騎縫章、隨文裝訂之附件頁數與公文併計編頁碼。

在檔案保存與維護方面,該所值得學習之處有四,第一、檔案室環境寬敞,維護良好,採移動式檔案櫃,設置消防設施、空調系統、空氣清淨機、除濕機及溫濕度計等;第二、檔案管理場所設置有「檔案庫房人員進出紀錄單」及「檔案庫房溫溼度紀錄單」等表單,紀錄清楚;第三、檔案採顏色管理方式,以白色棉繩穿綁,永久檔案及定期檔案分別標示不同顏色,可清楚辨識、提升管理效能;第四、依檔案媒體類型,將光碟片等附件存放於防潮箱保管。

在檔案應用方面,該所值得學習之處有二,第一、檔案室門口牆上展示檔案應用作業流程圖;第二、設置民眾檔案閱覽處供民眾申請檔案應用。在機密檔案保管方面,設置有安全防護之獨立箱櫃並裝置密鎖。

本次標竿學習活動,感謝花蓮地政事務所洪淑麗主任及地用課同仁們熱情不藏私的檔管經驗分享,該所的檔案室設備及工作步驟相當值得本處在辦理檔案管理時參考運用,逐步精進檔案管理業務。

 

【張麒瑋處長率隊前往花蓮地政事務所觀摩檔案管理】

【張麒瑋處長率隊前往花蓮地政事務所觀摩檔案管理】

【本處觀摩成員與花蓮地政事務所洪淑麗主任合影】

【本處觀摩成員與花蓮地政事務所洪淑麗主任合影】

【管理處同仁參閱資料並提問】

【管理處同仁參閱資料並提問】

【永久檔案及定期檔案分別標示不同顏色】

【永久檔案及定期檔案分別標示不同顏色】

【花蓮地政事務所檔案室環境寬敞且維護良好】

【花蓮地政事務所檔案室環境寬敞且維護良好】

【檔案室門口牆上展示檔案應用作業流程圖】

【檔案室門口牆上展示檔案應用作業流程圖】

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最後更新日期::2024-03-14
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